Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustala się w oparciu o tzw. współczynnik urlopowy. Oznacza on przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w roku, na który został ustalony. Wysokość współczynnika urlopowego oblicza się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

W celu obliczenia współczynnika urlopowego, w myśl § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego… (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.), należy:

• od liczby dni w danym roku kalendarzowym odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• otrzymany wynik podzielić przez 12.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika urlopowego należy obniżyć proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Dni świąteczne, będące dniami ustawowo wolnymi od pracy, wymienia art. 1 ustawy o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 1951 r. nr 4, poz. 28 ze zm.).

Biorąc pod uwagę powyższe zasady, wartość współczynnika urlopowego obowiązującego pracowników pełnoetatowych w 2015 r. wynosi 21, tj.:

• 365 dni roku – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 52 dni wolne) = 252;
• 252 : 12 = 21.

Przykładowe wysokości współczynnika urlopowego w 2015 r. dla pracowników zatrudnionych na część etatu wynoszą:

• 5,25, tj. 21 × 1/4 – dla 1/4 etatu,
• 7, tj. 21 × 1/3 – dla 1/3 etatu,
• 10,5, tj. 21 × 1/2 – dla 1/2 etatu,
• 15,75, tj. 21 × 3/4 – dla 3/4 etatu.