Za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi w momencie rozwiązania stosunku pracy ekwiwalent pieniężny. Jest on wypłacany na mocy art. 171 § 1 K.p. Zasady jego obliczania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Do obliczenia wysokości tego świadczenia wymagana jest znajomość współczynnika urlopowego, obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Jak bowiem wynika z § 18 powołanego rozporządzenia, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się m.in. dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy.

Wskazany współczynnik urlopowy oblicza się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy wyliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Odpowiada on przeciętnej miesięcznej liczbie dni przypadających do przepracowania w roku, na który został ustalony. Wysokość współczynnika urlopowego ustala się w następujący sposób:

• odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dzieląc otrzymany wynik przez 12.

Obliczony w powyższy sposób współczynnik urlopowy odnosi się do pracowników pełnoetatowych. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość ustalonego współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Wysokość współczynnika urlopowego obowiązującego pracowników pełnoetatowych w 2016 r. wynosi 21, tj.:

• 366 dni roku – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 53 dni wolne) = 252,
• 252 dni : 12 = 21.

Przykładowe wysokości współczynnika urlopowego w 2016 r. dla pracowników zatrudnionych na część etatu wynoszą:

• 5,25, tj. 21 × 1/4 – dla 1/4 etatu,
• 7, tj. 21 × 1/3 – dla 1/3 etatu,
• 10,5, tj. 21 × 1/2 – dla 1/2 etatu,
• 15,75, tj. 21 × 3/4 – dla 3/4 etatu.