Dotychczas obowiązek ewidencjonowania czasu pracy dotyczył zatrudnienia pracowniczego. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych nie było takiej konieczności. Wprowadzenie od 1 stycznia 2017 r. minimalnej stawki godzinowej nakłada jednak obowiązek precyzyjnego ustalenia liczby godzin, jakie zostały przeznaczone na realizację zadań wynikających z umowy zlecenia i o świadczenie usług.

Obowiązkiem stron zawierających tego rodzaju umowy jest ustalenie w jej treści sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

W praktyce nie można wykluczyć przypadku, że strony zawierające umowę nie umieszczą w jej treści zapisów odnoszących się do sposobu potwierdzania liczby przepracowanych godzin. Wówczas w celu zabezpieczenia interesu strony przyjmującej zlecenie lub świadczenie usług nowe przepisy wprowadzają zasadę, zgodnie z którą osoba ta przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług (art. 8b ust. 2 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę po nowelizacji).

Stosunkowo nową formą, w jakiej można wykazywać liczbę godzin pracy, jest forma dokumentowa. Podobnie jak forma pisemna czy elektroniczna nie jest ona uregulowana przepisami prawa pracy. Nowe przepisy wprowadzone do ustawy o wynagrodzeniu minimalnym również nie regulują tej kwestii. Zatem w tym zakresie należy odwołać się do przepisów Kodeksu cywilnego, do których od 8 września 2016 r. wprowadzono nową, szczególną formę dokonywania czynności prawnych – formę dokumentową. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 773 Kodeksu cywilnego po nowelizacji).

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wymagane jest złożenie oświadczenia w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Uwzględniając nową definicję dokumentu – odnoszącą się do dowolnego nośnika informacji – należy przyjąć, że wykonujący zlecenie będzie miał wiele możliwości w zakresie sposobu poinformowania podmiotu dającego zlecenie lub usługodawcy o liczbie godzin pracy.

Należy zauważyć, że przepis regulujący dopuszczalne formy informowania o liczbie godzin przeznaczonych na realizację zlecenia nie przewiduje udzielania informacji w formie ustnej. Przekazanie informacji w ten sposób może być bowiem trudne do udowodnienia, a ponadto jest obarczone ryzykiem popełnienia błędu.

Jeżeli strony nie określą w umowie sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli z różnych względów doszłoby do opóźnienia w przekazaniu tej informacji, należy przyjąć, że podmiot zlecający ma prawo wstrzymać się z wypłatą wynagrodzenia – nie ma bowiem podstaw do jego precyzyjnego ustalenia