Pracownikom, którzy po wypowiedzeniu umowy o pracę lub wygaśnięciu stosunku pracy nie wykorzystali całego urlopu wypoczynkowego, przysługuje ekwiwalent za niewykorzystaną część urlopu. Wysokość ekwiwalentu obliczana jest odrębnie każdego roku.

Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop regulują przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 171 § 1 w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Z obowiązku wypłaty ekwiwalentu zwolniony jest pracodawca, w przypadku gdy strony umowy o pracę postanawiają o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z pracodawcą (art. 171 i § 3 KP).

Współczynnik urlopowy w 2015 roku

Zasady obliczania współczynnika urlopowego określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. 2009 nr 174 poz. 1353). Zgodnie z rozporządzeniem, aby obliczyć współczynnik urlopowy na dany rok kalendarzowy należy od liczby dni w danym roku kalendarzowym odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dodatkowych dni wolnych od pracy, a następnie wynik podzielić przez 12.

I tak, w 2015 roku współczynnik urlopowy służący do obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wyniesie 21. Wynika to z poniższego obliczenia:

[365 – (52 niedziele + 13 dni świątecznych + 48 sobót) ] : 12 =252 : 12 = 21

Współczynnik ten dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wyniesie:

• dla pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu – 5,25
• dla pracowników zatrudnionych na 1/3 etatu – 7,0
• dla pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu – 10,50
• dla pracowników zatrudnionych na 3/4 etatu – 15,75

Jak obliczyć wysokość przysługującego ekwiwalentu pieniężnego?

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop liczymy w trzech krokach:

Krok 1: Obliczamy wysokość ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu,

Krok 2: Obliczamy wysokość ekwiwalentu pieniężnego za 1 godzinę urlopu,

Krok 3:Obliczamy wysokość należnego ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

Przykład

Miesięczne wynagrodzenie za pracę pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 2200 zł brutto. Pracownikowi wypowiedziano umowę o pracę. Przed wygaśnięciem stosunku pracy pracownik nie zdążył wykorzystać łącznie 5 dni z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego za 2014 rok.

Zgodnie z powyżej opisaną zasadą ekwiwalent obliczać należy w 3 krokach:
Krok 1: Obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu

Aby to zrobić należy podstawę ekwiwalentu pieniężnego (wynagrodzenie pracownika brutto) podzielić przez współczynnik urlopowy obowiązujący w danym roku. Wysokość aktualnie obowiązującego współczynnika urlopowego, a także współczynników obowiązujących w latach ubiegłych można sprawdzić korzystając ze strony wskaźniki PIT.pl dostępnej tutaj.

2200 zł brutto (podstawa ekwiwalentu) : 20,83 (współczynnik urlopowy dla pracowników zatrudnionych na całym etacie w 2014 roku) = 105,62 zł
Uwaga! Podstawa ekwiwalentu pieniężnego

Obliczając ekwiwalent pieniężny pracownika, który otrzymywał do wynagrodzenia zasadniczego inne, dodatkowe składniki wynagrodzenia m.in. premie, czy prowizje za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. prowizja za wyniki za miesiąc maj), należy wziąć pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia wypłacone pracownikowi w średniej wysokości w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w ekwiwalencie urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premia kwartalna), wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Krok 2: Obliczamy wysokość ekwiwalentu pieniężnego za 1 godzinę urlopu

Aby to zrobić należy powyższą kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu podzielić przez 8 godzin (obliczając ekwiwalent za urlop osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwota ekwiwalentu ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do etatu). 105,62 zł : 8 godzin = 13,20 zł

Krok 3: Obliczamy wysokość należnego ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

Aby to zrobić należy powyższą kwotę pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

13,20 zł x 40 godzin (5 dni po 8 godzin pracy) = 528 zł

Pracownikowi za 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego przysługuje 528 zł brutto ekwiwalentu urlopowego.