Deklarację roczną PIT-4R za 2015 r. płatnik ma obowiązek przekazać najpóźniej 1 lutego 2016 r. Co do zasady powinien tego dokonać w formie elektronicznej. Wybór innej formy przesłania tych dokumentów spowoduje, że płatnik skutecznie nie wywiąże się z tego obowiązku. Wyjątkiem są podmioty dokonujące rozliczenia za nie więcej niż 5 podatników, które mogą przesłać deklaracje do właściwego urzędu skarbowego w formie pisemnego dokumentu.

Składając deklarację PIT-4R za pomocą środków komunikacji elektronicznej, płatnik będący osobą fizyczną nie musi posiadać bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jednak w przypadku osób prawnych jest on wymagany. Dlatego taki płatnik powinien zadbać o upoważnienie dla pełnomocnika, aby ten mógł skutecznie, w wymaganym terminie, przesłać roczną deklarację podatkową.

Deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za 2015 r. (PIT-4R) składają płatnicy będący m.in.:

• zakładami pracy,
• organami rentowymi,
• podmiotami wymienionymi w art. 35 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – są to np. jednostki wypłacające świadczenia pieniężne z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, areszty śledcze, zakłady karne, płatnicy emerytur i rent z zagranicy, spółdzielnie, organy zatrudnienia, wojewódzkie urzędy pracy,
• komornikami sądowymi lub podmiotami niebędącymi następcami prawnymi zakładów pracy, przejmującymi ich zobowiązania wynikające ze stosunków pracy i pokrewnych,
• podmiotami dokonującymi świadczeń z:
• działalności wykonywanej osobiście (z wyjątkiem działalności duchownych, osiągających przychody z innego tytułu niż umowa o pracę) – np. z umowy zlecenia, o dzieło, z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu bądź rady nadzorczej, na podstawie powołania, z kontraktów menedżerskich,
• praw majątkowych.

Deklarację roczną płatnik składa w terminie do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Ponieważ w 2016 r. 31 stycznia przypada w niedzielę, termin na złożenie PIT-4R za 2015 r. ulega przesunięciu i można złożyć ją najpóźniej 1 lutego 2016 r.

Termin ten uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem deklaracja została:

• wysłana w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru;
• nadana w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r., poz. 1529) albo złożona w polskim urzędzie konsularnym (art. 12 § 5–6 Ordynacji podatkowej).

Za uchybienie terminowi złożenia deklaracji płatnik może zostać ukarany karą grzywny lub pozbawienia wolności albo obu tym karom łącznie. Minimalna wysokość grzywny może wynieść 616,70 zł, a maksymalna 17 760 960 zł (art. 54 § 1 w zw. z art. 23 § 3 Kodeksu karnego skarbowego).